読んで欲しい人
- なぜ「A3一枚」、「１分で話せ」などの制限をされるのか疑問に思っている人
- 今まで考えたことなかった人
- 新入社員の方へ
正直、厳しいですよね
ビジネスの場面において
「資料はA3一枚にまとめて」、「提案は1分で話せ」などを聞いたことありませんか？
このようなルールを企業の中で採用しているとことろもあるみたいですね。
正直なところ、"厳しい" ですよね。
「なんでこんなルールを設定するんだ！！」
「あれもこれも伝えたいのに！！」
と心の中の不平不満があると思います。
ぼくもそう思っていました。
ですが、
ただただ厳しくしているわけでありません。
これには、わざわざこのような条件を設定をする "理由" があるんですよ。
今回は、その理由について書いていきます。
「なぜこんなルールがあるんだ」とモヤモヤしているあなたも、
「今まで考えたことなかった。もし部下に理由を聞かれたらヤバイ」と思ったあなたも、大丈夫です。
これでスッキリするはずです。
それにこの理由を知っておけば、プレゼンでも企画書どころか履歴書などでも応用が効きますので、必ずあなたの力になりますよ。
それでは最後までお付き合いの程、よろしくお願いします。
"相手目線" が大切
では、早速お答えしたいと思います。
なぜ、「A3一枚で」「１分で話せ」というルールがあるのか？
それは、『構成が "相手目線" になるから』です。
どういうことかと言いますと、
人ってどうしても「あれも、これも」と詰め込んでしまいがちになるものなんですよね。
特に自分の頑張った点や苦労した点など。
気持ちはよくわかります。
ですが、このような資料を作成する目的は、
『相手に判断してもらうこと』です。
なので、『その判断をしてももらう為には、相手に何の情報を渡せば良いか？』を考えることが最優先です。
だから "相手目線で考えること" が重要なのです。
ということを頭に入れて、改めて「A３一枚で」「１分で話せ」を考えてみると、
制限があるので、自分の頑張った点などを入れる余裕などありませんよね。
つまり、"自然と相手目線にならざるをえない" のです。
これがこのようなルールを設定する理由であり、
また自然と得られる効果です。
どうですか？少しモヤモヤが晴れてきたのではないでしょうか？
「A３一枚」「１分」は、ちょうど良い
ぼくは「A３一枚」「１分」というのは中々良い難易度だと思っています。
もしあなたが「A３一枚」の資料を受け取ったとき、
「文字」ばっかりでは、読む気が失せますよね。
やっぱ「グラフ」や「図解」があった方が、理解しやすいですよね。
と、このように考えていくと「A3一枚」というのは、文字の量、グラフ・図解、色などの 構成力を磨くためには、ちょうど良いのです。
また１分で話す自己紹介をする場合、
名前だけで話すのでは、１分は長すぎますよね。
かといって、子供の頃から話すのは、１分では短すぎます。
と、このように考えていくと、「１分で話す」というのは、話す量、スピード、強調したい部分など、こちらも構成力を磨くためにはちょうど良いのです。
と、このように「A３一枚」「１分」というのは、ちょうど良い難易度なんです。
「何の情報があれば…」が大事
あなたは知っていましたか？
情報量だけが多く、「何が言いたいのか？」がわからない資料を
『メタボ資料』と呼ばれることもあるそうです。
まぁ分からなくはありませんよね？
人は一度にたくさんの情報を与えられても消化できる量はそんなに多くありませんから。
では、ここでメタボ資料になってしまう要因を考えてみましょう。
ぼくは『相手に何の情報があれば、理解してもらえるのか・動いてもらえるのか』
が "まだ定まっていないから" だと思います。
この部分が定まっていないからこそ、
「A３一枚にまとまらない」
「１分で伝えられない」
とも言えて、今回のテーマにもつながってきます。
少し逆説的になりますが、
「A３一枚でまとめようとする」
「１分で話せるようにする」
というのは、『 "相手に何の情報があれば、理解してもらえるのか・動いてもらえるのか" を考える』ということを外しませんので、ちょうど良いきっかけにもなっています。
どんな枚数でも、時間でも
冒頭で「「A３一枚で・１分で話せ」は正直厳しいですよね」と言っていますが、
この "厳しさ" をわざわざ乗り越えるだけのメリットはあるんです。
そのメリットは、
『どんな枚数の資料、どんな時間のプレゼンでも対応できるようになる』
ということです。
まず「A３一枚で・１分で話せ」で考えます。
すると相手目線で考えることができていますよね。
ここをコアとして、
あとは裏付けとなるデータやグラフ、今回のプレゼンの狙いや背景などの "情報量を増やしていけばいいだけ" です。
そうすれば、どんな枚数の資料、どんな時間のプレゼンでも対応できるようになります。
資料やプレゼンの作り方の骨組みは見えてきたのではないでしょうか？
この考え方を知っておくだけでも、あなたの情報を伝える力はレベルアップしています。
ここまで読んでもらえると、後輩などにアドバイスする際も大丈夫だと思います。
ぼく自身もまだまだ苦労することもありますが、
お互いに頑張っていきましょう。
「A３一枚で」のオススメ紹介
「１分で話せ」のオススメ紹介
