読んで欲しい人
- 報告することがある人
- 報告を受けることがある人
"正確さ" だけじゃない
社会人になると「報告」をしなければいけないことが、たくさんあります。
「報連相」を新入研修中に叩き込まれたことがある人もいらっしゃるのではないでしょうか。
「報告」は、仕事の進捗度や連携をとる際に非常に大事なことで、社会人としては避けては通れないものです。
その避けては通れない「報告」ですが、ここで一旦、考えてみてください。
「あなたにとって良い報告の判断基準は何ですか？」
"正確さ" というのも一つですね。
ですが、ぼくは "まず評価すべき事柄がある" と思っています。
意外と気づかない部分でもあるので、ぜひ今回の記事で知っていただけたらと思います。
"タイムリーであること"
ぼくは、良い報告である判断基準は、
"タイムリーであること" だと思っています。
報告内容が良い内容であろうと、悪い内容であろうと関係ありません。
"素早く報告できているかどうか" だと思っています。
良い報告内容であったとしても、
報告してくるタイミングが遅ければ、功労者への労いや社内への展開が遅くなってしまいます。
また反対に悪い報告内容が遅ければ、
遅かった分だけ対応が遅れてしまうことになります。
もちろん "正確さ" というのも大事なのですが、
どんなに正確な報告だったとしても、
タイムリーでなければ、その後の対応が遅れてしまいます。
たとえ、ある程度の正確さを欠いていた報告だったとしても
報告をしてきた時点で、上司側は「何かあったんだな」ということがわかります。
あとは、上司と共に状況を整理すれば良いわけです。
それに報告の正確さは、「報告のテンプレート」を用意しておけば、
ある程度の正確さは保証されますから大丈夫です。
だからぼくは、良い報告である判断基準は、"タイムリーであること" だと思っているのです。
悪い内容の報告こそ
みなさんも知っていると思いますが、特に報告が遅くなるのは、"悪い内容の報告" の方ですよね。
そして "悪い内容の報告こそ、早くしなければいけない" ということも分かっていますよね。
悪い内容なので、ついつい報告が遅くなってしまう気持ちもわかるのですが、
その後の対応が "どんどん遅くなってしまうので良くないこと" です。
ここで、悪い内容の報告が遅くなってしまう人にアドバイスを送りたいと思います。
それは、『悪い内容の報告は "火事と同じ" だと思ってください』ということです。
どういうことかと言いますと、
火事は、"初期消火" が重要ですよね。
実際に小火（ぼや）を見つけると、
「大変だ！早く消さなきゃ！！」となるはずです。
これと同じで、悪い報告に関しても "初期対応" が重要なのです。
悪い内容の報告の場合は、
「もう少しすれば、状況が良くなるかも知れない。何とかなるかも知れない」と頭にちらつきますが、悪い報告こそ "タイムリーに" です。
"素早い" 悪い内容の報告こそ、状況悪化を防ぐ "最善の手" です。
確かに内容は悪いことかも知れませんが、「素早く報告することで対応できた。大きなことになる前に防げた」という点では評価すべきことですよね。
なので、ぼくは 悪い内容の報告であったとしても "タイムリーであれば" が良い報告だと思うのです。
そして報告を受ける側、主に上司側の心構えについて伝えておきたいのですが、
"素早い" 悪い内容の報告なら「よくぞ、言ってくれた」と受け止めてあげるべきだと思うのです。
火事の場合、初期消火で済めば評価されますよね？
だからこそ、"素早い" 悪い内容の報告で、"初期対応できれば評価すべき" だと思います。
報告する側、報告を受け取る側、どちらも "タイムリーであるかどうか" を忘れないようにしましょう。
"言い出しにくいこと" こそ・・・
もう一つ報告する側に知っておいて欲しいのですが、
「言い出しにくいな」と思っていることこそ、
>報告して欲しい側が "一番知りたいこと" だということです。
「やばい。失敗してしまった」などは、もちろんのこと。
「う〜ん。これちょっと分からないな」
「まずい。これスケジュール間に合わないかも知れない」
などのちょっとした障害になっていることもです。
「何とか自分の力で解決できないか」
「自分の仕事だから何とかしなくちゃ」と考える気持ちもわかります。
それに「報告する」ということは、自分の至らなかった部分を認めなければならず、
言い出しにくいという気持ちも十分にわかります。
ですが、自分の力でどうにかならない場合も多々あります。
そうなってしまうと、自分の手に追えない状況、"事態が悪化してから" の報告となります。
ここまで来てしまうと、もう初期消火という段階ではありません。
チームメンバーのヘルプやスケジュール変更など、より多くのコストを支払わなければ対処できなくなってしまいます。
こうなってしまわないための "タイムリーな報告" です。
報告した時に「何やってんだよ」と、小言を聞くことになるかも知れません。
ですが、後で多くのコストを支払わなければいけない事態になるよりマシですよね。
最後にまとめますが、
報告する側は "タイムリー" を意識して、
報告を受け取る側は、"タイムリー" を基準に、
これでいきましょう。
そうすれば、必ずいい組織となるはずですよ。
あなたなら大丈夫。
きっとできるはずです。
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